Bejegyzés

Disznók és csirkék – és egy hasznos projektmenedzsment eszköz

A disznó és a csirke mennek az utcán. Egyszer csak a csirke megszólal: „Te disznó, nyissunk egy éttermet!” Mire a disznó: „Jó ötlet! De mi legyen a neve?” A csirke gondolkozik kicsit, majd azt feleli: „Nevezzük Sonkástojásnak!” A disznó is gondolkodik kicsit: „Nekem ez nagyon nem tetszik, mert ebbe én biztosan mindenemet beleadnám, te viszont éppen csak részt vennél benne.”

Létezik egy nagyon egyszerű, egyúttal kifejezetten hatékony projektmenedzsment eszköz, amit SCRUM-nak neveznek. Ez a módszer két részre osztja a feladatban résztvevőket: disznókra és csirkékre. A disznók 100%-ig elkötelezettek a kitűzött cél elérésében, ők azok, akik mindent beleadnak, akik a vásárra viszik a bőrüket, míg a csirkék ugyan érdekeltek a projekt sikerében, de nem rajtuk fog múlni a dolog. A Scrum során a munkatársak ugyan figyelembe veszik a csirkék elképzeléseit is, azonban nem hagyják, hogy ők bármilyen módon is akadályozzák a munkát.

De álljunk meg egy pillanatra:

Hogy kerül a projektmenedzsment a gyülekezetbe?!

Amikor egy gyülekezet vezetősége célokat tűz ki, például evangélizációs alkalmat szervez, egy új házicsoportot indít, gyűjtést hirdet egy fontos célra, új lelkipásztort akar hívni vagy “csak” istentiszteletet tart – szakmai nyelven projekteket valósít meg. És minden valamirevaló cél kitűzésének csak akkor van értelme, ha azt el is akarjuk érni. A projektmenedzsment ebben tud segíteni: hogy a gyülekezet, a vezetőség, egy szolgálócsoport a lehető legjobban tudja elvégezni a maga elé kitűzött vagy rábízott feladatot. Ha így tekintjük, akkor minden egyes szervezési munka, minden gyülekezeti program voltaképpen projektmenedzsment, még ha ezt a kifejezést eszünkbe sem jutna használni rá. Ha viszont amúgy csináljuk – mert csináljuk – akkor legalább csináljuk jól!

Sok gyülekezeti program fut zátonyra, vagy teljesül nagyon alacsony hatásfokkal. Evangélizációt hirdetünk, amin ugyan részt vesz az egész gyülekezet, de kívülállók, akiknek valóban szükségük lenne az örömhírre és Krisztus megismerésére, alig jönnek el. A megszervezett program tele van kényszerű improvizációval, és eleve késéssel kezdődik. A gyülekezeti honlapot az első pár hónapban még viszi előre a lelkesedés, de egy év múlva már jó, ha havonta frissül rajta pár fénykép. Lehetne sorolni. A SCRUM abban segíthet, hogy kicsit jobban tudjuk megcsinálni, amibe belefogunk.

A módszer egyébként a szoftverfejlesztés világából jött, de már számtalan iparág és szervezet adaptálta. Néhány évvel ezelőtt magam is részt vettem egy keresztény coaching szervezet felépítésében, aminek a munkájában ezt a módszert alkalmaztuk, és hihetetlenül hatékony volt.

A SCRUM lényege az, hogy a kitűzött célt felosztjuk a célig elvezető “futamokra”. Ezek a futamok 2-4 hetes időintervallumot jelentenek, amelyben alapvetően a disznók, vagyis a teljesen elkötelezett munkatársak vesznek részt. A futamok az elvégzendő feladatok gondosan összeállított és egyeztetett listáját tartalmazzák, amelyek fontossági sorrendbe vannak állítva. A futam során a teendőket már nem lehet módosítani vagy változtatgatni, nem megy el felesleges idő arra, hogy a valóságos munka helyett állandóan újratervezgessük, hogy mit is kellene csinálni. A megtervezett futamokat megvalósító csapat soha nem nő túl nagyra, általában 3-7 főből áll, akik szorosan együttműködve tudnak dolgozni és kommunikálni.

Napi 15 perc

A SCRUM lényege a szoros együttműködés, és a folyamatos személyes (!) kommunikáció. A lényeg a személyességen van: a csapattagok minden nap találkoznak, és egy 15 perces megbeszélést tartanak. A módszertan azt is rögzíti, hogy a megbeszélést állva tartják, mindenkinek pontosan kell érkeznie, és korlátolt az időtartama, általában 15-20 percig tart. Minden nap ugyanazon a helyen és ugyanabban az időben tartják.

A megbeszélés nem beszélgetés – a SCRUM-ban ezt riportolásnak hívják! Minden résztvevőnek pontosan három kérdésre kell választ adnia:

  1. Mi az, amit a tegnapi megbeszélés óta megtettem a projekt érdekében?
  2. Mi az, amit a holnapi megbeszélésig tervezek elvégezni?
  3. Van-e bármilyen akadálya annak, hogy ezt megtegyem, szükségem van-e bármire a többiektől a kitűzött napi feladatom elvégzéséhez?

A futamok határideje után a résztvevők és a projektszponzor – egy gyülekezet esetében a lelkipásztor vagy megbízott vezető – kiértékeli a futamot, és megtervezi a következőt.

Röviden ez lenne a lényeg, a SCRUM bővebb, magyar nyelvű összefoglalója innen elérhető.

Gyülekezeti alkalmazás

Szögezzük le a legelején, mielőtt bárkinek ellenérzései lennének: az ilyen módszerek nem helyettesítik a Szentlélek munkáját, sem az imádságot. Azonban az emberi részt, ami a mi felelősségünk minden Istenért végzett szolgálatban, igenis segíthetik. Mint módszertan, nem csodaszer, nem is alkalmas minden gyülekezet vagy gyülekezeti program esetében – de van, ahol igen. Egy hasznos segédeszköz, nem több.

Nagyon jól használható olyan programok szervezésénél, amelyek jellemzően hosszabb előkészületet előkészítési munkát igényelnek: evangélizációs vagy ünnepi alkalmaknál, gyülekezeti táborok vagy konferenciák szervezésénél, folyamatosan együtt dolgozó szolgálócsoportokban.

A “futamokban” való gondolkodás segít abban, hogy konkrét, vizonylag behatárolt időtartamú részcélokra és részfeladatokra bontsuk a teendőinket, és azok eléréséhez konkrét feladatokat és prioritásokat rendeljünk.

A csirkék és disznók elkülönítése segít abban, hogy meddő vitatkozásokká és egy helyben toporgássá váljon a közös munka amiatt, hogy mindenki tetszésének meg akarunk felelni. Segít a célra fókuszálni, és kiszűrni az akadályozó tényezőket, akár személyeket is.

A napi riportolás segít abban, hogy elkerüljük a mindenki szabadidejét felemésztő végtelen “megbeszéléseket”. Sokszor lassul be egy munka amiatt, mert többet beszélünk róla, mint amennyit valójában dolgozunk érte. Segít a konkrét teendőkre való fókuszálásban és az akadályok elhárításában. Annyit hozzá kell tenni, hogy ez alapvetően vállalati módszertan, ami feltételezi, hogy minden résztvevő ugyanazon a munkahelyen, vagyis fizikai térben dolgozik, ami egy gyülekezet szolgálócsapatában általában nem így működik. Ezért a napi riportolást lehet például skype-pon csinálni, vagy a személyes találkozókat heti 2-3 alkalomra csökkenteni. A megbeszélések tartalma és kerete azonban maradjon meg: a fenti három kérdésre kell válaszolnia minden csapattagnak.

Mi is az a scrum?

Legyen ez az összegzés. A “scrum” egy szakkifejezés a rögbi világából, és azt jelenti, hogy a csapat együtt, egy irányba fut fel az ellenfél kapuja felé, és rövid passzokkal adogatják egymás között a labdát.

Vagyis a scrum a csapatról, a közös célról és győzelemről, a taktikáról, azegymásra utaltságról, a pontos összjátékról szól. Márpedig ezekre nem csak a technológiai cégeknél, de egy gyülekezeti közösség életében is nagy szükség van.